Maison des arts musicaux Règlement intérieur d’utilisation des salles – Vu l’article 2122-18 du code général des collectivités territoriales Considérant qu’il y a lieu de réglementer l’utilisation de la maison des arts musicaux.
Article 1 : descriptif sommaire de l’équipement – La Ville de Saint Brice Courcelles est propriétaire d’un équipement dénommé maison des arts musicaux situé rue de Luzarches. La maison des arts musicaux est composée de plusieurs espaces, définis ci-dessous :
- 1-1 un hall d’entrée pouvant être utilisé comme salle d’expositions
- 1-2 cinq locaux de rangement de 2,60m² à 3,40m²
- 1-3 une salle de percussions de 38,30 de m²
- 1-4 une salle de cours collectifs de 22,10m²
- 1-5 un box de travail de 11,50m²
- 1-6 deux salles de piano de 16m² chacune
- 1-7 une salle de guitare de 11,30m²
- 1-8 un bureau
- 1-9 un auditorium de 135m², 1-10 une salle de cours collectifs (salle d’activités) de 77m²
L’effectif maximum du public admissible se décompose de la façon suivante :
| Niveau activité | Surface accessible au public | Effectif public | Effectif personnel | Total |
| RDC | ||||
| SALLE D’AUDITION | 135m² | 85 | 45 | 130 |
| SALLE DE COURS | 30* | 5* | 35* | |
| 130 |
*il n’y a pas de cumul d’effectifs entre les deux activités
| Niveau activité | Surface accessible au public | Effectif |
| Salle d’activités | 77m² | 35 |
Article 2 : le matériel mobilier – Il est strictement interdit à l’utilisateur d’emprunter le matériel qui ne lui est pas affecté. Néanmoins, l’utilisateur pourra présenter une demande d’utilisation ponctuelle de ce matériel en joignant à celle-ci l’accord express de l’association ordinairement utilisatrice du matériel en question.
Article 3 : vocation de la maison des arts musicaux – L’équipement a été conçu pour accueillir les pratiques amateurs allant de l’apprentissage à la diffusion des différentes disciplines artistiques. La maison des arts musicaux a donc pour vocation principale l’accueil d’activités artistiques et culturelles. Sous réserve de la disponibilité des salles composant la maison des arts musicaux et des besoins des services de la ville, la Ville peut accorder le prêt à toute personne physique ou morale qui en fera la demande dans la mesure où l’intérêt public local est préservé à l’exclusion de toute activité religieuse ou politique. Les associations qui le souhaitent pourront se faire acheminer leur courrier dans la boîte aux lettres de la Maison des Arts Musicaux.
Article 4 : mise à disposition – La mise à disposition de la maison des arts musicaux est accordée à titre précaire et révocable et il pourra y être mis fin à tout moment par la Ville.
4-1 – Réservation Les demandes de réservations pour la mise d’une ou plusieurs salles doivent être adressées par courrier précisant la nature de l’activité, les dates, effectifs et horaires d’occupation souhaités. Elles doivent être présentées par le représentant légal de l’organisme qui occupera la salle et contenir la nature et l’objet de l’occupation.
4-2 – Attribution La décision d’attribution est prise par la Ville en raison des nécessités de l’administration des propriétés communales, du fonctionnement des services et du maintien de l’ordre public. Elle l’est ensuite en fonction de la chronologie des demandes et de l’équilibre des activités accueillies. La décision de la Ville accordant ou non la mise à disposition est communiquée au demandeur par écrit dans les meilleurs délais.
4-3 – Contrat de mise à disposition et badge La mise à disposition sera formalisée et finalisée : – pour les associations installées dans la Maison des Arts Musicaux : * par la signature d’une convention de mise à disposition par lequel l’utilisateur accepte toutes les dispositions du présent règlement qui sera éventuellement accompagnée, notamment pour les manifestations organisées dans la salle de spectacles (auditorium), d’une demande de matériel établie par l’utilisateur dans la limite du matériel disponible. Cette convention de mise à disposition précisera notamment les dates et horaires d’occupation, le montant de l’avantage en nature perçu, la responsabilité au regard des personnes et des biens et des sanctions en cas de non respect du règlement intérieur et de la convention. – pour tout autre utilisateur ponctuel des locaux : – par la signature d’un contrat de location de la salle – par la remise d’une attestation d’assurance, – par la remise des statuts si la personne morale est une association ou pièces fondatrice de l’organisme pour les autres personnes morales, – par le versement du prix de la mise à disposition et la remise d’un chèque de caution. La mise
à disposition sera définitive dès réception par la Ville de l’ensemble de ces documents. Les dates de mise à disposition accordées sont intégrées dans le planning de l’équipement. Un badge d’accès programmé sera remis à l’utilisateur à la suite de ce contrat. Il sera rendu à la mairie à la fin de la mise à disposition. L’utilisateur s’engage à ne pas pénétrer dans les lieux en dehors des créneaux horaires qui lui sont attribués. Il est rappelé que la sous-location des salles est expressément interdite. Elles doivent être personnellement occupées par l’utilisateur et/ou ses membres ou préposés.
4-4 – Comité des utilisateurs Un comité des utilisateurs composé du directeur de l’EMM et des présidents des associations sera chargé de veiller au bon fonctionnement de l’établissement.
Article 5 : tarifs – Les tarifs de la mise à disposition et des diverses prestations sont votés annuellement par le conseil municipal. Ces tarifs servent de référence au calcul des avantages en nature accordés par la commune aux associations bénéficiant à titre gratuit de la mise à disposition de locaux dans la Maison des Arts Musicaux. A ces prix s’ajoutent toutes les prestations supplémentaires qui pourraient être fournies par la Ville et qui feront l’objet d’une facturation. Les frais de matériel et de personnel nécessaires à l’activité développée par l’utilisateur restent de sa responsabilité et à sa charge.
Article 6 : paiement – Il est effectué en Mairie, du lundi au vendredi. La signature du contrat est accompagnée du versement d’un acompte égal à 30% du prix de base, et du dépôt d’une caution égale au double de ce même prix avec un minimum fixé annuellement par délibération du conseil municipal (414 € en 2011). Le paiement du solde s’effectue au plus tard la veille du jour de la location.
Article 7 : conditions d’utilisation des salles – Les différentes salles de la maison des arts musicaux faisant l’objet de convention de mise à disposition sont en bon état de propreté. Elles devront être utilisées dans l’esprit d’un équipement public partagé par d’autres utilisateurs et dans un souci de rendre les salles en état de propreté et de ré-utilisation immédiate. L’utilisateur s’engage donc à préserver le patrimoine municipal en veillant à leur utilisation rationnelle, afin d’éviter toute dégradation ou toute usure anormale de l’équipement. Le matériel mis à disposition devra être manipulé avec précaution et dans le même souci d’utilisation partagée. Tout incident dans les salles ou sur le matériel devra immédiatement être signalé par téléphone (03 26 09 07 65) et confirmé par courrier ou par mail (services-techniques@st-brice-courcelles.fr).
Article 8 : réparations et travaux dans l’immeuble
8.1 – L’utilisateur devra aviser immédiatement la Ville de tout dégât commis. Il en est de même pour les dégâts qu’il constate sous peine d’être tenu responsable de toute aggravation résultant de son silence ou de son retard (par courrier ou par mail (services-techniques@st-brice-courcelles.fr).
8.2 – Un contrôle sera réalisé visuellement régulièrement par les agents du service technique de la Ville.
8.3 – L’utilisateur devra laisser les représentants de la Ville, ses agents et ses entrepreneurs pénétrer dans les lieux mis à disposition pour visiter, réparer ou entretenir les lieux, ceci à tout moment sans contrepartie.
Article 9 : manifestations, rencontres payantes, communication
9.1 – L’utilisateur est autorisé à encaisser et à conserver les sommes perçues dans le cadre de ses recettes normales d’exploitation.
9.2- L’utilisateur est autorisé à installer, uniquement pendant les manifestations accueillant du public, des affiches publicitaires. Il est autorisé à percevoir et à conserver les sommes versées par les sponsors. Ces affiches ne pourront être apposées que sur des supports normalisés et préalablement agréés par les services de la Ville. L’association se charge de la pose et de la dépose sous sa responsabilité, cette dernière devant être effectuée aussitôt après la fin de la manifestation. L’utilisateur s’engage à faire apparaître sur les différents supports de communication qu’il met en œuvre, notamment sur les invitations officielles, la participation et/ou le partenariat de la Ville de Saint Brice Courcelles.
Article 10 : engagements de la Ville de Saint Brice Courcelles
10.1 – La Ville s’engage à mettre à disposition des locaux aux normes de sécurité relevant des règles de sécurité des équipements recevant du public et à entretenir périodiquement et à ses frais les appareils et installations diverses mis à disposition dans l’enceinte de l’établissement. En cas de force majeure, et notamment si les conditions de sécurité ne sont pas respectées, la Ville pourra interrompre momentanément cette mise à disposition.
10.2 – La Ville s’engage à réaliser l’entretien et le nettoyage des locaux sous réserve du respect par l’utilisateur de ses propres obligations.
10.3 – La Ville s’engage à prendre en charge les frais d’entretien, d’eau, de gaz, d’électricité, de chauffage.
Article 11 : annulation – En cas de force majeure ou d’interdiction des autorités municipales, préfectorales ou autres empêchant l’occupation effective des salles, le montant de la mise à disposition correspondante sera remboursé dans les conditions prévues au contrat.
Article 12 : surveillance-perte-vol – La Ville, propriétaire de l’équipement, décline toute responsabilité en cas de perte ou de vol, ainsi qu’en cas de d’accident ou tout autre acte délictueux pouvant survenir dans les locaux mis à disposition. Tout dépôt d’objets ou de matériel dans les salles louées est effectué aux risques et périls de l’utilisateur. Tout incident doit être signalé par l’utilisateur.
Article 13 : mesures de sécurité – L’utilisateur reste responsable des conditions de son occupation et doit respecter certaines prescriptions.
13-1 – l’effectif du public autorisé dans chaque salle ne doit, en aucun cas, être dépassé.
13-2 – l’utilisateur s’engage à ne rien modifier dans l’aménagement de chaque salle sans autorisation préalable. Le matériel de lutte contre l’incendie doit, à tout moment, être accessible et ne jamais servir à un autre usage que celui de sa destination. En aucun cas, les portes servant d’issues de secours ne doivent être obstruées, verrouillées ou fermées à clé pendant la durée de l’occupation.
13-3 – l’utilisateur doit faire connaitre à la mairie, les installations qu’il souhaite mettre en place, avec indications des matériaux utilisés (décorations…..) et puissance des installations électriques temporaires ainsi que les mobiliers autres que ceux mis à disposition nécessitant une restriction de la circulation du public à l’intérieur des salles. En tout état de cause, le matériel utilisé par l’utilisateur devra être disposé de façon qu’il n’entrave pas la circulation et l’accès aux sorties et qu’il ne présente aucun danger pour les occupants.
13-4 – pendant l’occupation des locaux (y compris par le public), l’ (les) utilisateur(s) ou son (ses) représentant(s) doit être présent dans l’espace loué pour accueillir, veiller à l’accompagnement des enfants depuis l’accès du bâtiment, veiller au respect des créneaux utilisés, prendre éventuellement les premières mesures de sécurité et faciliter la discipline pour une éventuelle évacuation.
13-5 – l’utilisateur doit prendre toutes les dispositions pour que les activités organisées se déroulent sans trouble à l’ordre public et pour que les règles applicables en matière de sécurité so
it respectées.
13-6 – afin de ne pas troubler le voisinage, l’utilisateur est tenu de ne pas porter la musique au-delà des valeurs admissibles par le Décret n° 2006-1099 du 31 août 2006 relatif à la lutte contre les bruits de voisinage et modifiant le code de la santé publique, et de ne pas effectuer des sorties bruyantes en fin de mise à disposition.
13-7 – l’utilisateur, ses membres ou préposés sont seuls responsables de tous les dommages pouvant survenir pendant l’occupation des salles tant aux personnes qui sont présentes (public compris) qu’aux locaux et biens.
Article 14 : assurance – L’utilisateur devra justifier d’une assurance en cours de validité garantissant les conséquences pécuniaires de la responsabilité qu’il peut encourir en raison des dommages corporels, matériels et immatériels causés aux tiers, à ses membres ou préposés et à la Ville pendant toute période de la mise à disposition de la salle et des matériels complémentaires éventuels. L’attestation d’assurance qui sera fournie lors de la réservation devra mentionner les risques couverts, le nom du preneur, la date, les heures, l’effectif des participants et le lieu de l’activité pour laquelle elle est délivrée et devra viser expressément le présent règlement intérieur.
Article 15 : prescriptions-interdictions
15-1 – l’utilisateur ne doit pas utiliser les salles à d’autres fins que celles listées le présent règlement et prévues dans la convention de mise à disposition ou le contrat de location. La Ville pourra effectuer ou faire effectuer tout contrôle afin de vérifier notamment les conditions d’occupation et d’utilisation des lieux.
15-2 – l’accès aux salles est interdit aux personnes dont le comportement pourrait porter atteinte à la tranquillité des utilisateurs, au bon fonctionnement de l’équipement.
15-3 – le maintien des locaux en l’état nécessite de respecter certaines prescriptions : – ne pas entreposer dans les salles tous liquides inflammables ou matériaux à risques. -mettre dans les poubelles adéquates tous déchets ou détritus liés à l’occupation des salles
15-4 – il est strictement interdit de faire des inscriptions sur les murs, les sols, les portes, les meubles, et le matériel, de souiller les lieux ou dégrader les matériels et décors mis à disposition de l’utilisateur.
15-5 – l’accès à l’établissement est interdit aux animaux à l’exception des chiens accompagnateurs de personnes mal voyantes.
15-6 – l’affichage des manifestations ou activités liées au preneur est seulement autorisé sur les espaces dédiés à cet effet.
15-7 – conformément à la législation en vigueur, il est interdit de fumer dans les locaux mis à disposition.
15-8 – En fonction de l’utilisation prévue par le locataire, celui-ci se doit de solliciter les autorisations administratives nécessaires: • celles concernant la vente de boissons seront adressées à Monsieur le Maire de Saint Brice Courcelles ; • celles qui sont relatives à l’exécution publique d’oeuvres artistiques (musique, théâtre, etc.) auront la forme d’une déclaration préalable à la S.A.C.E.M. – 2, rue des Trois Raisinets à Reims, • celles qui se rapportent à l’organisation d’un bal prendront la forme d’une demande préalable d’autorisation adressée à Monsieur le Sous-Préfet de Reims, sous couvert de Monsieur le Maire de Saint Brice Courcelles ; • celles qui sont liées aux conditions de sécurité seront adressées aux Services de Police et de Lutte contre l’Incendie de Reims. La convention de mise à disposition ou le contrat de location pourra être dénoncé à tout moment et sans préavis, en cas de défaut d’une ou plusieurs de ces autorisations.
Article 16 : sanctions administrative et financière
16-1 – les utilisateurs sont seuls responsables de tous les dommages pouvant survenir pendant l’occupation des salles tant aux personnes qui sont présentes (public compris) qu’aux locaux et biens. Toute dégradation commise par les locataires des salles suite à une utilisation anormale des lieux ou matériels (notamment de sécurité) entraînera une participation financière des organismes ou personnes en cause. Les frais de nettoyage des salles restituées dans un état de propreté insuffisant seront payés par l’utilisateur.
16-2 – le non respect du présent règlement notamment l’utilisation de la salle, le respect des lieux et les nuisances au voisinage expose l’utilisateur à l’arrêt de l’occupation en cours.
Article 17 : poursuites La ville se réserve le droit d’engager des poursuites judiciaires contre tout utilisateur à l’origine d’infractions ou dégradations.
Article 18 : contentieux
18.1 – Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application du présent règlement intérieur, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle.
18.2 – En cas d’échec des voies amiables de résolution, tout contentieux devra être porté devant le Tribunal Administratif de Châlons en Champagne.
Article 19 : entrée en vigueur-exécution Le présent règlement est applicable à compter de l’accusé de réception de Monsieur le Préfet, puis sa publication Le présent règlement sera affiché dans la Maison des Arts Musicaux et porté à la connaissance des utilisateurs au moment de la réservation Toute modification sera notifiée par voie d’affichage.